Yönetim kuruluna “ayda şu kadar saat” demek kolaydır. Saat dolar, form hâlâ CRM’e düşmez, sayfa hâlâ yayınlanmaz. Retainer kapsam yazımı, süreyi değil kuyruğu bağlar: şirketin sahip olduğu iş listesi, bu ay kapanacak kalemler ve dışarıda kalanlar.
Saat havuzu iş bitirmez
Saat havuzu, tedarikçinin takvimini ölçer. Kuyruk, şirketin sırasını ölçer. Kapsamda her kalem üç şey taşır: yapılacak iş, hariç tutulan iş, bitti sayılma koşulu. “İyileştirme” bir kalem değildir. “Teklif formunun hangi alana yazılacağı ve test kaydının kimde duracağı” bir kalemdir.
Ayın sırası yazılıdır
Yeni talep gelince kuyruğun sonuna eklenir veya mevcut bir kalemin yerine geçer. Yer değiştirme, aynı ay içinde yazılı olur. Aksi halde retainer, gelen her e-postanın açık çekidir. Kullanılmayan kapasite sonraki aya borç diye taşınmaz. Kapanmayan kalem listede görünür kalır.
Devir, kuyruk kapandığında olur
Kodun mülkiyeti şirkette kalır. Kapanan kalem, şirketin reposuna ve erişim listesine işlenir. Partnerin dizüstünde kalan bir düzeltme, kuyrukta bitti değildir. Devir maddesi yoksa aylık ücret, erişilemeyen bir birikime dönüşür.
Tek muhatap sırayı tutar
HED Creative, Berlin ve Ankara’da bu kuyruğun hesap verebilir ortağıdır. Site, yazılım ve reklam aynı listede sıralanır. Üç tedarikçi aynı saati ayrı ayrı satmaz. Aylık not, harcanan saati değil kapanan kalemi gösterir.
Yazılı kuyruk için IT partner briefi yeter. Aylık notun ne taşıdığı ayrı yazılır: aylık işletme ritmi.